وظائف إدارة المكتبات
وظائف الإدارة هي تلك المهام والمسؤوليات التي يتعين على المديرين والقادة الإداريين القيام بها من أجل تحقيق أهداف المؤسسات التي يعملون بها جميع المتخصصون في الإدارة على أن ال عملية الإدارية تتألف من عناصر وعمليات فرعية لابد للمدير من القيام بها، و هي عمليات مترابطة فيما بينها تؤلف كيان أو نظاما معقدا، وكل عملية تؤثر و تتأثر بالعمليات الأخرى ومن هذا المنطلق تتمثل الوظائف الإدارية في المكتبات في (14)[1]:
1. التخطيط: التخطيط في الواقع يشمل التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد لهذا المستقبل.
2. التنظيم: تأتي وظيفة التنظيم في المرحلة الثانية بعد التخطيط فبعد أن تحدد أهداف المنظمة وخطتها تأتي المرحلة التالية في العمل الإداري وهي عملية التنظيم، والتنظيم هو الوظيفة التي يناط بها وضع الخطة المقررة موضع التنفيذ من خلال بناء الهيكل التنظيمي في المكتبة وتحديد السلطات والمسؤوليات والعلاقات داخل المكتبة، والتنسيق الرأسي والأفقي بين مختلف الأقسام والوظائف في المكتبة.
3. التوجيه: يمكن تعريف التوجيه على أنه الوظيفة الإدارية التنفيذية التي تنطوي على قيادة الأفراد والإشراف عليهم وتوجيههم، وإرشادهم عن كيفية تنفيذ الأعمال وإتمامها وتحقيق التناسق بين مجهوداتهم، وتنمية التعاون بينهم من أجل تحقيق هدف معين.
4. الرقابة: هي الوسيلة التي تستطيع بها إدارة المكتبة أن تحدد هل الأهداف وخطط البرامج أو الأنشطة قد تحققت بكفاءة في الوقت وبالإمكانيات المادية والبشرية التي حددت لها سلفا أم لا، والرقابة الإدارية هي:"التحقق من أن ما ينجز وما أنجز فعلا مطابق لما تقرر في الخطة المعتمدة سواء ما يخص الأهداف أو الموازنات التخطيطية، أو برامج العمل والجداول الزمنية.
5. القيادة: تلك المهارات التي ترتبط بوضع الرؤية الواضحة، وتحفيز فرق العمل وقيادتها نحو تحقيقها، وإتباع أساليب مبتكرة في إعداد المنتجات وتقديم الخدمات، وفي جميع ما يتم تنفيذه من أعمال، أما القيادة الإدارية فهي نشاط يمارسه القائد الإداري في مجال اتخاذ القرار، وإصدار الأوامر والإشراف الإداري على الآخرين باستخدام السلطة الرسمية وعن طريق التأثير والاستمالة بقصد تحقيق هدف معين، فالقيادة الإدارية تجمع بين استخدام السلطة الرسمية وبين التأثير على سلوك الآخرين واستمالتهم للتعاون لتحقيق الهدف ويتضح مما سبق أ ن عملية القيادة تتكون من العناصر التالية:
✓ وجود مجموعة من الأفراد يعملون في المكتبة الجامعية.
✓ وجود شخص قائد قادر على التأثير ف سلوكهم وتوجيههم أي القائد الإداري.
✓ وجود هدف مشترك تسعى الجماعة إلى تحقيقه.
6. العلاقات العامة: هي فلسفة اجتماعية للإدارة تصاغ في سياسات وقرارات وأفعال ترمي إلى ضمان تحقيق الثقة والتفاهم المتبادل بين المؤسسة وجمهورها من خلال عملية اتصالية ذات اتجاهين وتعد العلاقات العامة حلقة الوصل بين المكتبات ومراكز المعلومات والمجتمع الذي يحيط بها . فجميع المكتبات ومراكز المعلومات تقوم بتقديم خدمات ومنتجات معينة لأفراد المجتمع، لذا لابد أن تقيم علاقة عامة مع أولئك الأفراد تهدف إلى إعلامهم وإقناعهم بمنتجاتها وخدماتها، وتستأمن بآرائهم في تقييم هذه المنتجات والخدمات وتحترم تلك الآراء وتهتدي بهم، وتسعى إلى الحصول على رضاهم وتأييدهم ودعمهم لها.