ماهية المعلومات

خصائص المعلومات مهمة لفهم كيفية عملها ضمن أنظمة وسياقات مختلفة. يمكن وصف المعلومات بعدة خصائص رئيسية، منها الدقة، والملاءمة، والوقت، والكمال، والتناسق. هذه الخصائص أساسية لضمان أن المعلومات تحقق هدفها بشكل فعال.

الدقة تشير إلى صحة المعلومات. من الضروري أن تكون المعلومات خالية من الأخطاء وتعكس الحالة الحقيقية للظواهر التي تصفها. في سياق المعلومات المحاسبية، يؤكد مشتا وزملاؤه أن دقة البيانات المالية أمر حاسم لاتخاذ أصحاب المصلحة قرارات مستنيرة بناءً على البيانات المالية المنشورة (Mechta et al., 2023). المعلومات غير الدقيقة يمكن أن تؤدي إلى اتخاذ قرارات خاطئة، مما يبرز أهمية هذه الخاصية.

الملاءمة تتعلق بمدى انطباق المعلومات على احتياجات المستخدم. يجب أن تكون المعلومات مرتبطة بالسياق الذي تستخدم فيه؛ وإلا، فقد لا تسهم في اتخاذ قرارات فعالة. يناقش دينغ وليو كيف أن معرفة البيانات الملائمة ضرورية للإجابة على الأسئلة التشغيلية بشكل فعال (Deng & Liu, 2013). هذه الملاءمة تضمن أن المستخدمين يمكنهم الحصول على رؤى مفيدة من المعلومات المتاحة لهم.

الوقت هو خاصية أخرى حاسمة، تشير إلى ضرورة توفر المعلومات عندما تكون مطلوبة. التأخيرات في نشر المعلومات يمكن أن تجعلها قديمة، مما يؤثر على عملية اتخاذ القرار. على سبيل المثال، في البيئات سريعة التغير، مثل الأسواق المالية، تكون المعلومات في الوقت المناسب ضرورية للمستثمرين لاتخاذ قرارات مستنيرة (Jegadeesh et al., 2004). القدرة على الوصول إلى المعلومات الحالية يمكن أن تؤثر بشكل كبير على النتائج.

الشمول : يشير إلى مدى تقديم المعلومات لصورة كاملة عن الموضوع. المعلومات غير المكتملة يمكن أن تؤدي إلى سوء الفهم واتخاذ قرارات خاطئة. يشير كازاما وزملاؤه إلى أهمية تحليل شبكات انتشار المعلومات لفهم خصائص مصادر المعلومات، مما يبرز الحاجة إلى معلومات شاملة في تقييم التأثير والوصول (Kazama et al., 2010).

التناسق  يضمن أن تظل المعلومات مستقرة على مر الزمن وعبر سياقات مختلفة. المعلومات غير المتناسقة يمكن أن تؤدي إلى الارتباك وفقدان الثقة بين المستخدمين. على سبيل المثال، في إدارة المعرفة، يُعد الحفاظ على تناسق المعلومات المشتركة بين أعضاء الفريق أمرًا أساسيًا لتعزيز التعاون ومشاركة المعرفة بفعالية (Yahya & Goh, 2002).

-      السهولة والوضوح:

وهو أن تعطي المعلومات المعنى المراد دون لبس أو إبهام، أي أن تكون واضحة وخالية من الغموض ومتناسقة ومتكاملة مع بعضها دون وجود تعارض أو تناقض، وأن تقدم للمستفيدين بالصورة
التي تفي باحتياجاتهم وتساعد في اتخاذ القرارات.

الموضوعية:

وهو أن تتصف المعلومات بعدم التحيز، وإمكانية التحقق من سلامتها وصحتها وسلامة مضمونها، ويتطلب الأمر للوصول إلى الموضوعية، توافر ثلاث خصائص:

¨     أولا: إمكانية التحقق (verifiability) : ويقصد بذلك توفر مستندات دالة على صحة المعلومات وإمكانية الرجوع لهذه المستندات بشكل منظم، للتحقق من صحة هذه المعلومات في أي وقت.

¨     ثانيا: صدق التعبير (representational fair fullness) : ويقصد بذلك أن المعلومات يجب أن تعتبر بشكل صادق على مضمونها .

¨     ثالثا: الحياد (neutrality):بمعنى أعداد المعلومات بشكل محايد، وليس بغرض إظهارها بشكل يتلاءم مع أحد الأطراف المستخدمة للمعلومات..

-      الصحة والدقة:

يقصد بالمعلومات الصحيحة أن تكون معلومات حقيقية عن الشيء الذي تعبر عنه، ودقيقة، بمعنى عدم وجود أخطاء أثناء إنتاج، وتجميع وتقرير عن هذه المعلومات، فالمعلومات غير الصحيحة، وغير الدقيقة ستعطي نتائج عكسية أي ستكون معلومات ضارة غير مفيدة، حتى ولو كانت ملائمة، ووقتية ومفهومة لمستخدمها.

كما يرى د. نبيل علي تميز المعلومات بالخصائص التالية:²⁹

- التميع والسهولة: تعد المعلومات ذات قدرة هائلة على إعادة التشكيل والصياغة، ويمكن تمثيل المعلومات نفسها في صورة قوائم، أو أشكال بيانية، أو رسوم متحركة، أو أصوات ناطقة.

- الانتقال الموجه: يمكن نقل المعلومات بعدة طرق، أو ما يطلق عليه بالانتقال الموجه، أو بثها بشكل اعتيادي على المشاع لمن يريد استقبالها، فهي تمتاز بالمرونة أثناء عملية نقلها.

-      قابلية الاندماج: للمعلومات قدرة هائلة على ضم عدة بيانات ومعلومات أخرى لاتخاذ قرار معين  كضم قوائم المؤلفين وعناوين الكتب وسنواتها( كافة البيانات البيبليوغرافيا، ضمن ملف وقاعدة بيانات واحدة، وقد يتعدى لربطه بنصوص عند رقمنه الكتاب أو تواجده بشكل الكتروني.

-      الوفرة والندرة المصطنعة: قال كاسترو بأن سبب فشل الاشتراكية في دول وسط أوربا يكمن
في حصول الشعب على معلومات أكثر مما يجب، ويدل ذلك على قوة المعلومات²⁵ فلقد اتسمت العناصر المادية (كالبترول) بالندرة وهو أساس اقتصادياتها، بينما تتميز المعلومات بالوفرة، لذا يسعى منتجوها إلى وضع القيود على انسيابها لخلق نوع من الندرة المصطنعة حتى تصبح المعلومة سلعة تخضع لقوانين العرض الطلب.

-      سهولة النسخ: إن أهم ما يميز المعلومات هو سهولة نسخها، ويستطع مستقبل المعلومة نسخ
ما يتلقى من معلومات بوسائل ميسرة للغاية، ويشكل ذلك عقبة كبرى أمام تشريعات حماية الملكية الخاصة للمعلومات.

-         يرى جيسفورت GESSFORT أن المعلومات يجب أن يتوفر لها شرطان أساسيان فقط أولاهما:
أن تكون جديدة والثانيــة: أن تحتوي على خبر معين، إلا أنه من الملاحظ أن الشرط الثاني محتوى
في الشرط الأول فلا يمكن للمعلومات أن تحـوي الخبر ما لم تكن جديدة بالنسبة للمتلقي، ويجب أن يكون الخبر الذي تحمله المعلومة ملائما لاحتياجات متخذ القرار.²⁶

-         كما أكد بيرشاند وقراميسكي BURCHAND-GRUDMISKI أهمية الخصائص الثلاثة للمعلومات المتمثلة في الدقة والتوقيت والملاءمة، وذلك في أي نوع من المعلومات الإدارية، بل اعتبر هذان الكاتبان أن تلك الخصائص إنما هي محددات الجودة في المعلومات . وهناك بعض الباحثين يلخص خصائص المعلومات في النقاط التالية: الصحة، الشمول، الإيجاز، الدقة، الاكتمال. ²⁷

-         ويمكن توضيح خصائص المعلومات من خلال الشكل الموالي: