تحديد الاحتياجات التكوينية ومؤشراتها الرئيسية

 

أولًا: تحديد الاحتياجات التكوينية

يستند مفهوم تحديد الاحتياجات التكوينية إلى الفجوة بين مستوى الأداء الحالي ومستوى الأداء المستهدف للفرد. وهذا يعني أنه حتى نتمكن من تحديد الاحتياجات التكوينية للفرد (الموظف) لابد من معرفة مستوى أدائه الحالي وتحديد مستوى الأداء المطلوب بلوغه من الفرد.

ويتم تحديد الحاجات التكوينية عبر ثلاثة مؤشرات رئيسية:

1.       مؤشر الأداء التنظيمي.

2.      مؤشر أداء العاملين. 

3. مؤشر حاجة ومتطلبات الأفراد للتكوين

2. طرق تحديد الاحتياجات التكوينية 

يكون التكوين فعالًا عندما يوجه نحو تحقيق هدف محدد. وتعتمد المؤسسات على ثلاث طرق رئيسية لتحديد احتياجاتها التكوينية: 

أ. تحليل التنظيم (Organization Analysis)

يقصد به الفحص الشامل للجوانب التنظيمية والإدارية (الأهداف، الوظائف، الإمكانيات الاقتصادية، السياسات، الموارد البشرية) لتحديد المواقع التي تتطلب التكوين ونوعه. ويشمل:

·          الفهم الواضح لأهداف الهيكل التنظيمي والسياسات واللوائح.

·         دراسة تركيبة القوى العاملة وتحليل المناخ التنظيمي ومعدلات الكفاءة.

·         متابعة التغير والتطور في نشاط المؤسسة وحجم العمل (حمداوي، د.س، ص ص 60-61).

ب. تحليل العمل (Job Analysis)

يتضمن تقديم ملخص للملامح الأساسية للوظيفة وتوصيف شامل للواجبات والمسؤوليات، حيث يشير توصيف العمل إلى وصف مكتوب يغطي مسمى العمل الوظيفي، فقرة الواجبات، والنسبة المئوية للزمن المستغرق في أداء كل واجب (القزازة وآخرون، 2002، ص 93).

ج. تحليل الفرد (Person Analysis)

يهدف إلى قياس أداء الفرد في عمله لمعرفة مدى حاجته للتكوين ونوعه. كما يحدد المهارات والمعارف والسلوكيات الواجب تنميتها لاستيفاء شروط الوظيفة الحالية والمستقبلية. ويتم دراسة الأفراد بناءً على:

·         المواصفات الوظيفية: تقسيم الأفراد حسب المؤهلات، التخصص، الخبرة، والوظيفة الحالية.

·         الخصائص الشخصية: تصنيف الأفراد وفق الجنس، السن، القدرات، الاستعداد للتعلم، ومستوى الطموح (شنوفي، 1988، ص 83).

·         الجوانب السلوكية: التركيز على سلوك العامل، معدلات أدائه، علاقاته مع الرؤساء والزملاء والمرؤوسين (غربي، 2014، ص 153).

خلاصة المراحل: تشكل هذه التحليلات الثلاثة الدراسات الأولية للتخطيط التكويني. ويؤكد وليم تريسي أن: «الخطوات الأولى في تصميم نظام تكوين وتطوير متكامل لمنظمة ما هي إلا تحديد الاحتياجات الحالية للتكوين والتطوير بشكل دقيق وتحديد متطلبات التكوين المستقبلية» (السكارنة، 2001، ص ص 63-64).

ثانيًا: تخطيط وتصميم البرنامج التكويني

1. تخطيط التكوين ومراحل إعداده

يبنى البرنامج التكويني وفق احتياجات المؤسسة لإعداد أفراد قادرين على القيام بمهامهم بكفاءة عالية. ويبرز دور التخطيط في إيجاد الإطار التنظيمي والنظري لتحقيق الأهداف الأبعاد الاقتصادية، الاجتماعية، والتنظيمية. تتم عملية التخطيط للتكوين عبر ثلاث مراحل أساسية:

·       مرحلة دراسة وتحليل الوضع الراهن: نقطة الانطلاق لمعرفة المستوى المهني والإداري والأكاديمي للمؤسسة والعاملين.

·      مرحلة دراسة وتحليل الإمكانيات: تحديد الموارد المادية، البشرية، والطبيعية وحجم الاحتياجات وصياغة الجدول الزمني.

·      مرحلة تعيين واختيار الجهاز التكويني: اختيار الجهة المكونة (داخليًا أو خارجيًا) بناءً على معايير الوصف الوظيفي للمتكونين.

2. تحديد أهداف البرنامج التكويني

بعد تشخيص الاحتياجات واختيار الزمان والمكان والميزانية والمكونين، يتم تصنيف أهداف التكوين حسب أربعة مصادر/دوافع رئيسية:

المشاكل والاختلافات اليومية: مثل رداءة الخدمات، الأخطاء، الإجراءات غير الملائمة، ضعف المردودية، وسوء استخدام التجهيزات.

1.      مشاريع التغيير والاستثمار: مثل المخططات الاستراتيجية للتنمية، تحديث الورشات، وإدخال الإعلام الآلي.

2.      تطوير المهن والحرف: الاستجابة للتطورات المحيطة وتلبية رغبات الأفراد التكوينية بما يناسب البيئة المتغيرة.

3.      التغيرات الثقافية: مواكبة التحولات في قيم المؤسسة وطرق التفاعل مع بيئتها (عبد الفتاح، 1997، ص ص 201-202).

3. أهداف التكوين في المؤسسة التربوية

تتلخص الغايات الأساسية للتكوين والتطوير (حسب أبو النيل ومراجع أخرى) فيما يلي:

·         تنمية المهارات والمعارف: تزويد العامل بالمعلومات والخبرات للوظيفة الحالية أو المستقبلية.

·         نقل المعلومات: تعريف العامل بنظام المؤسسة وسياستها والخدمات التي تقدمها.

·         تعديل الاتجاهات والسلوكيات: تحسين سلوكيات العمل، رفع الروح المعنوية، وزيادة الدافعية والوعي الإداري.

·         إعداد الكوادر والقيادات: تأهيل العاملين لتحمل مسؤوليات أكبر وترقية المهارات القيادية والتنظيمية.

·         حل مشكلات العمل: تقليل الشكاوى والتظلمات ومعالجة أسباب عدم الرضا.

·         التأهيل والتكيف الوظيفي:

o        تدريب الموارد البشرية بالجامعة للوظائف المطلوبة بخصائصها المحددة.

o        إعداد الأفراد للترقية أو النقل لوظائف ذات طبيعة مختلفة (الاسمري، 2009، ص 21).

o        تهيئة الموظفين الجدد وإكسابهم الأساليب الحديثة قبل الممارسة الفعلية (منصور، 1995، ص 142).

 

4- مراحل التخطيط الأساسية في الممارسات التكوينية:

 

إن التخطيط للتكوين يأخذ ثلاث مراحل أساسية هي:

 

أ- مرحلة دراسة وتحليل الوضع الراهن: هذه المرحلة مهمة جدا لتحديد نقطة انطلاق البرنامج التكويني يعد معرفة المستوى المهني أو الإداري أو التعليمي للمؤسسة والأفراد المراد تكوينهم.

 

ب- مرحلة دراسة وتحليل الإمكانيات: هي مرحلة تتم فيها دراسة وتحليل الإمكانيات المادية والطبيعية والبشرية وتحديد حجم احتياجات التكوينية عند تحديد البرامج والجدول الزمني للتنفيذ.

 

ج- مرحلة تعيين واختيار الجهاز التكويني: سواء كان داخل المؤسسة أو من خارجها واختيار الجهاز التكويني يتم وفق معايير تحددها الدراسات الأولية للوصف الوظيفي أو المهني للمتكونين.

 إن هدف التكوين في المؤسسات هو ضمان حاجات المؤسسة من اليد العاملة ذات الكفاءة المهنية المطلوبة، وكذلك المشاركة في تكوين حاجات القطاعات منها والحاجات الوطنية، ومن أهدافها أيضا التكييف المستمر للعمال بالنسبة لمراكز عملهم بالنظر إلى التغييرات التقنية والتكنولوجية وظروف العمل لترقية العمال ورفع مستواهم في التنمية ويصف أبو النيل أن أهداف التكوين هي:

·          تنمية المهارات والمعارف؛ بالعمل وذلك بإعداد البرامج المختلفة التي تزود العامل بالمعلومات الخاصة بعمله الحالي أو الأعمال التي سينقل إليها في المستقبل.

·         نقل المعلومات؛ يتركز هدف بعض البرامج، في كونها موجهة بشكل أساسي لأكثر من مجرد اكتساب المعلومات الخاصة بالعمل نفسه بل تشتمل تلك البرامج الخدمات التي تقوم بها المؤسسة وتتضمن أيضا معلومات عن نظامها وسياستها.

·         تعديل الاتجاهات؛ يكون الهدف الرئيسي في بعض برامج التكوين تغيير اتجاهات الموظفين بطرق عديدة كتنمية اتجاهات أكثر ملاءمة لدى الموظفين وزيادة الدافع لدى الموظفين والوعي بالإدارة والإشراف على الأفراد.

• وتتبلور أهم مراحل التخطيط الأساسية:

 أ- مرحلة دراسة وتحليل الوضع الراهن: هذه المرحلة مهمة جدا لتحديد نقطة انطلاق البرنامج التكويني يعد معرفة المستوى المهني أو الإداري أو التعليمي للمؤسسة والأفراد المراد تكوينهم.

 

ب- مرحلة دراسة وتحليل الإمكانيات: هي مرحلة تتم فيها دراسة وتحليل الإمكانيات المادية والطبيعية والبشرية وتحديد حجم احتياجات التكوينية عند تحديد البرامج والجدول الزمني للتنفيذ.

 

ج- مرحلة تعيين واختيار الجهاز التكويني: سواء كان داخل المؤسسة أو من خارجها واختيار الجهاز التكويني يتم وفق معايير تحددها الدراسات الأولية للوصف الوظيفي أو المهني للمتكونين.

 

إن هدف التكوين في المؤسسات هو ضمان حاجات المؤسسة من اليد العاملة ذات الكفاءة المهنية المطلوبة، وكذلك المشاركة في تكوين حاجات القطاعات منها والحاجات الوطنية، ومن أهدافها أيضا التكييف المستمر للعمال بالنسبة لمراكز عملهم بالنظر إلى التغييرات التقنية والتكنولوجية وظروف العمل لترقية العمال ورفع مستواهم في التنمية ويصف أبو النيل أن أهداف التكوين هي:

·          تنمية المهارات والمعارف؛ بالعمل وذلك بإعداد البرامج المختلفة التي تزود العامل بالمعلومات الخاصة بعمله الحالي أو الأعمال التي سينقل إليها في المستقبل.

·         نقل المعلومات؛ يتركز هدف بعض البرامج، في كونها موجهة بشكل أساسي لأكثر من مجرد اكتساب المعلومات الخاصة بالعمل نفسه بل تشتمل تلك البرامج الخدمات التي تقوم بها المؤسسة وتتضمن أيضا معلومات عن نظامها وسياستها.

·         تعديل الاتجاهات؛ يكون الهدف الرئيسي في بعض برامج التكوين تغيير اتجاهات الموظفين بطرق عديدة كتنمية اتجاهات أكثر ملاءمة لدى الموظفين وزيادة الدافع لدى الموظفين والوعي بالإدارة والإشراف على الأفراد.

أهداف التكوين داخل المؤسسة

تتجاوز عملية التكوين كونها مجرد نشاط تعليمي تقني؛ بل تُعد استثمارًا استراتيجيًا يسهم في تحقيق الاستقرار والنمو التنظيمي من خلال الأبعاد التالية:

 أ. البعد السلوكي والنفسي (تعديل الاتجاهات وترشيد التصرفات)

·         ترشيد سلوكيات العمل: يهدف التكوين إلى تقليل السلوكيات العشوائية أو غير الاحترافية، وإكساب الموظف قيم الانضباط والالتزام بمعايير السلامة والجودة.

·         تعديل الاتجاهات النفسية: تقليل المقاومة لتغيير الأنظمة، وبناء اتجاهات إيجابية نحو المنظمة، الرؤساء، والزملاء.

·         رفع الروح المعنوية: يُشعر التكوينُ الموظفَ باهتمام المؤسسة بتطويره، مما يقلل من مشاعر الإحباط أو الاحتراق الوظيفي ويزيد من الرضا والولاء التنظيمي.

ب. البعد الإداري والقيادي (تأهيل الصف الثاني من القيادات)

·         إعداد الموظفين للمسؤوليات الكبرى: تجهيز العاملين لتولي مناصب إشرافية أو قيادية مستقبلاً من خلال تنمية مهارات التخطيط، اتخاذ القرار، وإدارة الأزمات.

·         تطوير المهارات التنسيقية: زيادة قدرة العاملين على فهم الرؤية الشاملة للمؤسسة والربط بين الأهداف التشغيلية والأهداف الاستراتيجية.

ج. البعد الاجتماعي والتنظيمي (علاج مشكلات العمل والنزاعات)

·         امتصاص الاحتقان والشكاوى: غالبًا ما تنتج الشكاوى والتظلمات عن غموض الدور أو العجز عن أداء المهام؛ لذا يساهم التكوين في إزالة هذا الغموض ورفع كفاءة الأداء، مما يقلل من النزاعات الإدارية.

·         تعزيز التعاون الفعال: خلق لغة مشتركة بين مختلف المستويات الإدارية (الإدارة العليا، الوسطى، والتنفيذية) لتسهيل تدفق المعلومات وتحقيق العمل الجماعي.

ثالثا الغايات الأساسية لتكوين المرشدين والمستشارين

تتجلى أهداف التكوين داخل المؤسسات الخدمية والتعليمية في النقاط التالية:

1.      تنمية المعارف والمهارات الإرشادية: إكساب المرشد فنيات الاستماع، المقابلة، وتطبيق الاختبارات النمائية والتشخيصية.

2.      تعديل الاتجاهات والسلوك المهني: ترشيد السلوك المهني لضمان الحياد، السرية، والتعاطف غير المشروط مع المسترشدين.

3.      تأهيل المستشارين الجدد (الإدماج الأول): إعداد مستشاري التوجيه الجدد للتعرف على المنظومة المدرسية وتقليل صدمة الميدان قبل ممارسة الإرشاد الفعلي (منصور، 1995).

4.      التكييف للنقل والترقية: إعداد المرشدين للترقية إلى مناصب إشرافية (مثل: مفتش التوجيه والإرشاد المدرسي والمهني) لتنمي مهارات القيادة والتخطيط الإرشادي (الاسمري، 2009).

5.      تحسين المناخ المؤسسي: يساهم الإرشاد التكويني الفعال في تخفيف حدة الشكاوى والصراعات السلوكية داخل المؤسسة التعليمية أو المهنية، ورفع الروح المعنوية للتلاميذ والعاملين

.